Uspešna podjetja imajo kar nekaj posebnih prednosti, s katerimi naredijo razliko v primerjavi s konkurenco. Ni nujno, da gre vedno za kakšne zelo velike razlike, že malo je dovolj, da lahko dosežemo odločilno konkurenčno prednost.
Še posebej to velja za sodobna podjetja, ki poslujejo na konkurenčnem trgu. Fleksibilnost pri poslovanju prinaša nove možnosti za razvoj in prilagoditve, tudi v primeru kakšnih težav se bomo z njimi lažje soočili. A za končni uspeh se je treba na poslovanje dobro pripraviti in upoštevati nekatera načela, brez katerih preprosto ne bo šlo.
Vsebina
Na prvem mestu je še vedno vodenje kakovosti
Omenili bi lahko nešteto različnih ukrepov, s katerimi je možno dosti narediti za bolj uspešno poslovanje. A v končni fazi o zadovoljstvu kupcev oziroma naročnikov vedno najbolj odloča vodenje kakovosti.
Stranke iščejo kvalitetne izdelke in storitve, cenijo našo ponudbo, zato se moramo zelo potruditi, da jim to tudi damo. Vsako podjetje se s temi nalogami sooča po svoje, a vedno je treba skrbeti za to, da je vodenje kakovosti res brezhibno opravljeno.
Najbolj opazno to velja pri tistih dejavnostih, ki imajo določene standarde, ki jih moramo izpolnjevati. Tam imamo točno določene zahteve in pogoje, po navadi se izda tudi certifikat kakovosti za izdelke oziroma storitve.
Za vse to imamo pogoje, na katere ne smemo pozabiti, certifikate je treba tudi redno obnavljati oziroma podaljševati. S tega vidika nam vodenje kakovosti nakoplje kar nekaj dela, ki je lahko zamudno, a je zelo pomembno.
Kaj hitro se lahko zgodi, da na kakšno obveznost pozabimo, s tem pa ogrozimo kakovost svojih izdelkov ali storitev. V dejavnostih, kjer je zahtevana popolna sledljivost in transparentnost, si ne moremo privoščiti niti najmanjših napak.
Da ne bi sklepali kompromisov pri kritičnih opravilih, ki jih vključuje vodenje kakovosti, moramo imeti zelo dober nadzor nad svojim poslovanjem in nad zahtevami, ki spremljajo zagotavljanje kakovosti izdelkov in storitev.
Pri tem si lahko pomagamo z računalniškimi sistemi, ki olajšajo uspešno poslovanje v sodobnih podjetjih.
Pri vzdrževanju kakovosti pomaga e-arhiv
Na voljo imamo celo vrsto dobrih rešitev, ki se jih poslužujemo pri sodobnem poslovanju. To so seveda računalniški programi, ki namesto nas prevzamejo velik del zahtevnega in zamudnega dela. Ne moremo vedno pričakovati, da bo možno na računalnike preložiti vse naloge, a prav za vodenje kakovosti lahko najdemo dobre opcije te vrste.
Na pomoč nam recimo priskoči že e-arhiv, ki je nujna funkcija praktično vsakega računalniškega sistema za pomoč pri poslovanju. Vedno se namreč močno posvečamo delu z dokumenti, tako natisnjeni kot digitalni dokumenti imajo veliko koristnih informacij, ki jih želimo uporabiti pri upravljanju poslovanja in sklepanju pomembnih poslovnih odločitev.
Zato se e-arhiv takoj izkaže za zelo koristno funkcijo, tako v samostojnih računalniških orodjih kot v večjih poslovnih sistemih. 360ECM ponuja na tem področju izbiro naprednih rešitev, ki se jih splača poznati – če želimo na konkurenčnem trgu poslovati kar se da uspešno, bomo potrebovali napredna računalniška orodja, ki delo močno poenostavijo in vodijo do boljših poslovnih rezultatov.
Komu je namenjen e-arhiv?
Gotovo se prav vsako podjetje srečuje z raznovrstno poslovno dokumentacijo, ti dokumenti pa združujejo mnoge koristne informacije. Tako je e-arhiv namenjen vsakemu podjetju, ki želi potencial urejene zbirke poslovnih informacij dobro izkoristiti. Pogosto imamo opravka že z zahtevami glede dolgotrajnega hranjenja pomembnih dokumentov, to določajo predpisi ali pa politika podjetja. Lahko pa najdemo še druge načine, kako izkoristiti zbrane informacije pri poslovanju.
Nenazadnje se e-arhiv ne uporablja le za tiste dokumente, ki imajo opraviti z odnosi s strankami. Tudi poslovanje samega podjetja imamo na ta način veliko bolj pod nadzorom, saj imamo vedno vpogled v kritično dokumentacijo. Tu se hitro pokažejo prednosti urejenih podatkovnih zbirk, do katerih lahko hitro dostopamo. Našli bomo recimo enostavne rešitve za upravljanje kadra in vodenje projektov.
V poslovni sistem je vključena tudi kadrovska mapa
Ena izmed odlik, ki jih bomo prepoznali pri uspešnih podjetjih, je zelo spretno upravljanje kadra. Če znamo razpoložljivo delovno silo dobro izkoristiti, lahko pričakujemo bistveno boljše poslovne rezultate.
Seveda pa je to lažje reči kot storiti, sploh če se naloge lotimo sami. Če imamo nekaj pomoči, si lahko delo precej olajšamo in pridemo do boljših rezultatov. Tu nam pomaga kadrovska mapa, ki je še ena ključna funkcija poslovnega sistema.
Upravljanje kadra nam nalaga kar nekaj različnih nalog. Ne glede na to, s kakšno dejavnostjo se ukvarjamo in koliko zaposlenih imamo, moramo biti na te obveznosti dobro pripravljeni. Tako ali tako pa nam daje kadrovska mapa v vsakem primeru dober vpogled v stanje podjetja in zaposlenih. Lažje bomo sklepali pomembne poslovne odločitve in ohranili dober nadzor nad poslovanjem. Že s tega vidika so izredno priporočljive rešitve, kot je sistem M-Files. Celoviti poslovni sistemi vključujejo napredne funkcije za upravljanje kadra.
Največje prednosti takšnih sistemov bomo seveda prepoznali v večjih podjetjih, kjer imamo opravka z večjim številom zaposlenih. Pogosto je treba oblikovati učinkovite delovne skupine in kader razporediti tako, da bomo storilnost svojih zaposlenih kar najbolje izkoristili. Včasih to sicer ne bo tako težko, a kaj hitro lahko z dobrim nadzorom odkrijemo neizkoriščen potencial, ki je značilen za večje delovne skupine. V vsakem primeru nam daje kadrovska mapa vsa potrebna orodja, da ohranjamo nadzor nad svojimi zaposlenimi. Ne le za potrebe vodenja projektov, temveč tudi nasploh pri poslovanju. Gotovo želimo imeti na razpolago podrobne podatke o kadru in o možnostih, ki jih še imamo na tem področju. Za vsako podjetje so to kritične informacije, ki jih je treba imeti za uspešno poslovanje in za sprejemanje pomembnih poslovnih odločitev.
Z različnih vidikov je torej kadrovska mapa nepogrešljiva funkcija poslovnega sistema, ki gag uporablja uspešno podjetje. Najbolj se te prednosti izkažejo pri dejanskem opravljanju dela, saj bomo lahko oblikovali uspešne delovne ekipe, sploh pri projektnem delu.
Za uspešno podjetje je značilno uspešno projektno vodenje
Projektno delo nam ponuja dobre možnosti za odličen izkoristek razpoložljivega kadra, našli pa bomo še druge možnosti za optimizacijo dela v podjetju. Tu se hitro pokažejo prednosti, ki jih ima dobro projektno vodenje. Ne gre le za upravljanje kadra, temveč za celovit pristop k izvedbi projektov. Ravno tu so na preizkušnjo postavljene kompetence vodstva podjetja in ne moremo si privoščiti kakšnih velikih napak. Spet se izkaže, da je pametno za kar najboljšo izkušnjo izkoristiti pomoč, ki jo nudijo napredni poslovni programi.
Pregled naprednih poslovnih rešitev predstavlja tudi funkcionalnosti, ki jih izkoristimo za brezhibno projektno vodenje. Tu se gotovo odpira potencial, ki je v mnogih podjetjih neizkoriščen. Prepoznali bomo mnoge naloge, ki jih imamo pri vodenju projektov, predvsem pa mnoge rešitve, ki lahko pomagajo do bolj uspešnega poslovanja.
Oblikovati je možno učinkovite delovne skupine, ki odlično funkcionirajo – pri tem so v veliko pomoč tehnološke rešitve, ki omogočajo brezhibno skupinsko delo tudi na večjih projektih. Velika prednost je recimo že enostavno delo s poslovno dokumentacijo, tu imamo zelo širok nabor novih možnosti.
V nekaterih podjetjih je naravnost kritično, da projektno vodenje omogoča hkratno delo na istih dokumentih, dostop do dokumentacije za večjo skupino ljudi, tudi razvrstitev kadra v različne skupine in določitev različnih pooblastil. Pogosto smo še veliko bolj zahtevni, zato ne moremo vedno pričakovati, da bo projektno vodenje povsem enostavno.
Poslužimo se naprednih poslovnih sistemov, ki nam na tem mestu močno pomagajo. Bržkone so prav te funkcionalnosti tiste, ki najbolj izstopajo pri dejanskem delu v podjetju. Dotikajo se namreč poslovnih procesov, ki nudijo veliko fleksibilnosti v svoji izvedbi, zato jih je možno tudi optimizirati. Z naprednimi rešitvami te vrste imamo veliko možnosti, da pridemo do odličnih rezultatov pri opravljanju svoje dejavnosti, tudi če morda ne bodo potrebne prav velike prilagoditve.
Uspešno delo omogočajo dokumentni sistemi
V veliko pomoč bodo dokumentni sistemi, ki jih uporabljamo za različne namene v podjetju. Tu pridejo v poštev različne prioritete, ponekod ciljamo predvsem na to, da bomo imeli dokumentacijo varno shranjeno in enostavno dostopno, pogosto pa je še veliko bolj pomembno to, da lahko te dokumente hkrati tudi uporabljamo.
Zato bomo za učinkovito vodenje projektov potrebovali tudi dokumentni sistem, ki omogoča uspešno delo večje skupine na istem projektu.
Tako so dokumentni sistemi tudi v praksi izredno uporabni. Ne gre le za e-arhiv, ki omogoča varno shranjevanje digitalnih dokumentov, temveč za napreden sistem, s katerim lahko skupine uporabnikov hkrati dostopajo do dokumentacije, ki jo potrebujejo za delo.
Včasih se prav na teh dokumentih opravlja glavna dejavnost podjetja, to je pogosto v sodobnih podjetjih, tudi pri opravljanju storitev. V vsakem primeru pa nam dajejo dokumentni sistemi dostop do ključne projektne dokumentacije, tako da tak sistem gotovo potrebujemo.
Kaj vse omogočajo dokumentni sistemi?
Na voljo imamo različne sisteme, ki imajo različne funkcionalnosti. Vedno lahko pričakujemo, da bomo lahko poslovno dokumentacijo dobro izkoristili, prav tako lahko pričakujemo, da bo lahko celotna delovna skupina hkrati uporabljala iste dokumente.
Ob tem lahko dokumentni sistemi ponudijo še druge posebne prednosti. Napredni poslovni sistemi se zelo dobro povezujejo z drugimi tehnološkimi rešitvami, omogočajo recimo neposredno komunikacijo, posredovanje zapiskov in komentarjev, tudi opravljanje video konferenc.
Pri delu z dokumenti se sproti shranjujejo kopije in beležijo spremembe, uredimo seveda tudi varnostno kopiranje. Na voljo imamo celo vrsto dobrodošlih funkcionalnosti, ki jih bomo s pridom izkoristili, saj je možno na ta način zelo uspešno nadgraditi delovne procese v praktično vsakem podjetju.
